Certains aiment les routines, d’autres préfèrent l’improvisation. Mais dans le cadre de l’organisation du travail, instaurer des routines positives vous permettra de gagner en temps et en efficacité. Sans doute le savez-vous déjà. Peut-être en avez-vous déjà mis en place certaines. Voici les conseils d’Aprico Consultants vraiment efficaces pour gagner du temps tout au long de la semaine.
1. Remplissez votre agenda
Gérez votre agenda au maximum de son potentiel et vous serez plus riche de quelques heures chaque mois, voire chaque semaine. Organisez toute vos journées dans votre agenda : non seulement vous serez plus performant dans votre travail, mais vous dégagerez du temps à passer à vos projets personnels ou votre vie sociale. Chez Aprico, nous croyons en ce ressourcement précieux qui vous permettra de revenir au travail épanoui, reposé, enrichi.
Les experts en gestion du temps conseillent de réduire les slots qui apparaissent par défaut dans les agendas de 60 à 20 minutes. Voire moins. Parce qu’un rendez-vous trop long est souvent redondant alors que 15 à 20 minutes bien denses suffisent à échanger toutes les informations nécessaires.
2. Notez-y absolument tout
L’agenda n’est pas seulement là pour rassembler les rendez-vous. N’oubliez pas d’y prévoir vos pauses, indispensables pour rester concentré. Mais aussi des temps de battement de quelques minutes entre chaque call ou rendez-vous, utiles pour rappeler un interlocuteur par exemple.
Notez même l’horaire de l’anniversaire de Papy ou votre séance de sport, votre temps de déplacement et vos collègues d’Aprico . Cela vous aidera à ne pas prendre de retard… Et à ne pas décaler la suite.
3. Dépensez du temps en amont
Dans la gestion du temps, un long temps de préparation en amont, une organisation minutieuse de la tâche, la visualisation précise de l’objectif permettent d’effectuer votre tâche d’exécution en un minimum de temps. Cela fait gagner de précieuses heures sur l’ensemble de votre projet ou de votre mission .
4. Gérez, classez, minutez vos tâches
Le temps passé à s’organiser est du temps productif. On l’a déjà dit, mais il n’est pas inutile de se répéter : ce qui permet de gagner en efficacité évite le temps perdu. Définissez vos tâches et le temps qui leur est dévolu. Déterminez les priorités, les échéances, classez votre to do list par ordre d’importance. Prévoyez des rappels s’il le faut.
5. Les mails, quand vous le décidez
Il peut sembler important de rester attentifs à ses mails. Mais, à moins que votre job description vous impose d’être joignable dans la minute, ne consultez pas vos mails en permanence. Ne gardez pas la fenêtre ouverte. Vous serez tenté de regarder ce qui arrive, d’y répondre, et de détourner votre attention de la priorité que vous vous êtes fixée. Vos messages LinkedIn ou vos mails peuvent être consultés à des moments définis. Par exemple, en début de matinée, juste avant la pause midi et en fin d’après-midi.
6. Faites taire les notifications
Si vous devez rester joignable pour une poignée de personnes, paramétrez votre smartphone de manière à filtrer par défaut. Si vous devez vous concentrer sur une tâche importante, utilisez la fonction « ne pas déranger » pour cette tranche horaire. De même que les mails, traitez les appels dans un créneau dédié pour être plus efficace. Au final, vos clients vous remercieront.
7. Prenez du temps pour vous
Ne zappez pas le repas de midi. Notez-le bien dans votre agenda. Vous avez besoin de carburant, de bon carburant, pour assurer votre mission. Ne zappez pas le sport. Prévoyez-le dans votre planning. Votre cerveau a besoin d’un mental et d’un corps sain pour être performant. Ne zappez pas votre vie sociale, ni sentimentale. D’autant qu’avec ces conseils efficaces, vous aurez gagné du temps pour les activités et les personnes qui vous aident à rester épanoui.
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